Kuinka suojelemme henkilötietojasi
- Kaikkien asiakkaiden kanssa etäasiointi ei ole mahdollista johtuen mm. teknisen valmiuden puuttumisesta tai siitä, että asiakas haluaa tavata paikan päällä.
- Koronatilanteessa voi olla perusteltua käyttää Skype-/Teams-neuvottelupuheluita tai puhelinta työntekijän ja asiakkaan välisessä asioinnissa, jotta voidaan minimoida tartuntariskit.
- Vaikka eletäänkin poikkeuksellisia aikoja, tietosuojasta on pidettävä huolta.
- Seuraavat ohjeet ovat voimassa koronaviruksen aiheuttaman poikkeustilanteen ajan.
Skype ja Teams
- Linkki Skype-/Teams-puheluun voidaan toimittaa tarvittaessa asiakkaalle salatulla sähköpostilla. Linkin lähettämiseen sijaan asiakkaalle voi myös soittaa Skypellä/Teamsillä sovittuna ajankohtana.
- Asiakkaalta kysytään puhelimitse etukäteen suostumus, että tapaaminen voidaan hoitaa Skypen/Teamsin kautta ja että tapaamislinkki voidaan lähettää sähköpostiin. Suostumuksen kysymisen yhteydessä on tärkeää tarkistaa, että sähköpostiosoite on oikea.
- Jos emme tunne asiakasta entuudestaan, pyydämme häntä näyttämään neuvottelupuhelun alussa kameralle henkilöllisyystodistuksen/ajokortin, jotta voimme varmistaa, että kyseessä on oikea henkilö. Kirjaamme tunnistamiseen käytetyn menetelmän asiakastietojärjestelmäämme. Käytämme lähtökohtaisesti videopuhelua, koska asiakas on tällöin helpompi tunnistaa.
- Tapaamisen sisällöstä teemme kirjaukset asiakastietojärjestelmään vastaavasti kuin muussakin asioinnissa.
- Emme tallenna puhelua. Jos asiakkaamme alkaa tallentaa puhelua, suosittelemme asiakkaalle, että hän ei tallenna puhelua (tallentamisesta tulee ilmoitus keskustelun toiselle osapuolelle).
- Emme käytä lähtökohtaisesti chat-ominaisuutta. Käytämme chattia tarvittaessa vain esim. yhteysongelmien selvittämiseen. Emme kirjoita chattiin mitään asiakas- tai tunnistetietoja.
- Asiakkaan kotona voi olla paikalla sivullisia, joille kyseiset asiat eivät kuulu. Asiakkaan on hyvä tietää, että hän itse vastaa siitä, ketä paikalla on. Teemme myös kotona töitä, joten huomioithan myös tämän ennen kuin kerrot arkaluontoisia tietoja meille, jotta voimme varmistaa siirtymisen turvalliseen paikkaan.